Zo slaat Momentshare je eventfoto's veilig op in de EU
Foto's met herkenbare mensen zijn persoonsgegevens, dus waar ze staan maakt uit. Een heldere blik op onze EU-hosting in Duitsland, wat we bewust níet verzamelen over je gasten, en de afspraken die daarachter zitten.
Als gasten foto's en video's uploaden naar jouw event, vertrouwen ze jou (en ons) persoonlijke herinneringen toe. Onder de AVG zijn foto's met herkenbare personen persoonsgegevens. "Waar staan mijn foto's, en wie kan erbij?" is dus precies de juiste vraag om aan elk fotodeelplatform te stellen. Dit is ons antwoord, in gewone taal.
Je foto's en video's blijven binnen de EU
Alle media die naar Momentshare wordt geüpload, wordt gehost in Duitsland. Foto's en video's staan bij Hetzner, een Duitse hostingprovider, en onze database draait in Frankfurt. Mediabestanden en database-inhoud worden uitsluitend binnen de Europese Unie opgeslagen. Dat is geen marketingzin; het is een afspraak die zwart-op-wit in onze verwerkersovereenkomst staat.
Waarom is dat belangrijk? Data die in de EU staat, valt van begin tot eind onder Europees privacyrecht. De foto's van je gasten gaan niet naar servers buiten de EU. Je hoeft dus nooit aan een privacybewuste gast, of aan de juridische afdeling van je bedrijf, uit te leggen welk buitenlands recht er op hun foto's van toepassing zou kunnen zijn.
Die verwachting wordt de norm. In een onderzoek van het Europese cybersecuritybedrijf HarfangLab uit 2025 zegt 54% van de IT-securitybeslissers in Duitsland, Frankrijk, Nederland en België dat datasoevereiniteit inmiddels een prioriteit is bij inkoopbeslissingen. Momentshare is precies voor die verwachting gebouwd.
We verzamelen zo min mogelijk
De beste bescherming van data is: die data niet hebben. Momentshare slaat persoonsgegevens op van één persoon: de eventeigenaar. Dat zijn je naam, je e-mailadres en je factuurgegevens: wat we nodig hebben om je event te leveren en een factuur te sturen.
Over je gasten slaan we bewust niets op waarmee ze te identificeren zijn:
- Geen accounts: gasten scannen de QR-code en uploaden. Geen registratie, geen e-mailadres, geen telefoonnummer.
- Geen IP-adressen of apparaatgegevens: we slaan geen technische identificatoren van gasten of gebruikers op.
- Geen tracking of profilering: uploads worden aan je event gekoppeld via een technische sessiesleutel die geen persoonsgegevens bevat en niet herleidbaar is tot een persoon.
Op de foto's en video's zelf kunnen natuurlijk herkenbare mensen staan. Daarom behandelen we elk geüpload bestand als persoonsgegeven onder de AVG, met alle bescherming die daarbij hoort, ook al weten wij niet wie het heeft geüpload.
Hoe we je media beschermen
Een paar maatregelen die contractueel onderdeel zijn van onze dienst:
- Versleuteld transport: elke verbinding met het platform loopt via versleuteld HTTPS.
- Een afgeschermde media-omgeving: je foto's en video's zijn alleen bereikbaar via de unieke link of QR-code van jouw event. Er bestaat geen openbaar overzicht van events of media.
- Strikt toegangsbeheer: toegang tot productiesystemen is beperkt tot geautoriseerde personen volgens het least-privilege-principe en beveiligd met sterke authenticatie.
- Gehashte wachtwoorden: wachtwoorden van accounts worden uitsluitend als one-way hash opgeslagen. Wij kunnen ze niet lezen, en niemand anders ook.
- Monitoring zonder je media: we monitoren het platform doorlopend, en in onze foutregistratie komen nooit mediabestanden terecht.
Eén eerlijke opmerking over QR-codes. De link naar je event is bewust deelbaar: dat maakt uploaden zo moeiteloos voor gasten. Behandel hem als een papieren uitnodiging: geef hem aan de mensen die je op je event wilt. En wil je op enig moment de deuren sluiten? Dan depubliceer je je event met één klik; vanaf dat moment is je media niet meer toegankelijk voor anderen.
Jij houdt de regie over elke foto
Jouw event, jouw data. Onder de AVG zijn wij strikt verwerker: we verwerken foto's en video's alleen om jouw event te laten draaien, nooit voor eigen doeleinden.
- Verwijderen is echt verwijderen: na de opslagperiode van je event (of eerder, als jij dat aangeeft) verwijderen we de gegevens van de eventeigenaar en alle geüploade foto's en video's. Losse foto's of video's verwijder je zelf wanneer je maar wilt.
- Recht op vergetelheid: vraagt een gast om foto's waarop hij of zij herkenbaar is te verwijderen, dan ondersteunen we je bij dat verzoek, inclusief verwijdering.
- Geen ander gebruik: onze licentie op je content reikt precies zo ver als technisch nodig is om die binnen jouw event op te slaan, te verwerken en te tonen. We gebruiken je foto's nooit voor promotie of iets anders.
- Als er tóch iets misgaat: een datalek melden we zonder onredelijke vertraging aan je, inclusief wat er is gebeurd, wat er is geraakt en welke maatregelen we nemen.
Voor bedrijven, bureaus en gemeenten
Professionele events komen met inkoopvragen, en terecht. Drie dingen zijn handig om te weten.
Een ondertekende verwerkersovereenkomst is beschikbaar. Artikel 28 van de AVG vereist een verwerkersovereenkomst tussen jou en elke partij die persoonsgegevens voor je verwerkt. Wij hebben een standaard verwerkersovereenkomst klaarliggen. Daarin staan onze rol als verwerker, de beveiligingsmaatregelen, bewaartermijnen en verwijdering, subverwerkers en de datalekprocedure hierboven. Publieke organisaties, waaronder Nederlandse gemeenten, gebruiken Momentshare al onder deze overeenkomst.
Onze lijst met subverwerkers is kort en transparant. Mediahosting en databasediensten blijven binnen de EU (Duitsland). Voor transactionele e-mail aan eventeigenaren en voor foutmonitoring gebruiken we twee gevestigde partijen onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Geen van beide ontvangt ooit je mediabestanden. De volledige lijst, met registratienummers en activiteiten, is een bijlage bij de verwerkersovereenkomst.
Je media staat in ISO 27001-gecertificeerde datacenters. Onze hostingprovider Hetzner is gecertificeerd volgens ISO 27001, de internationale norm voor informatiebeveiliging. Bovenop die infrastructuur passen we onze eigen beveiligingspraktijk toe: dataminimalisatie, least-privilege-toegang en versleuteld transport. Heb je specifieke beveiligingsdocumentatie nodig? Vraag ernaar. Dat is precies het gesprek dat we graag voeren.
Vragen? Stel ze
Beveiligingsclaims zijn makkelijk gemaakt en lastig te controleren. Daarom zetten we de onze liever op papier: in een verwerkersovereenkomst die je kunt ondertekenen, een EU-dataresidentietoezegging en een transparante subverwerkerslijst. Wil je die documenten ontvangen, of meer detail voor je juridische team? Neem contact op via de contactpagina. Liever eerst het platform zien? Probeer de gratis demo. Die draait op precies dezelfde EU-infrastructuur als elk betaald event.
